1要知道教学秘书工作的特点和职能
教学工作始终是高职院校的中心工作,系教学秘书是高职院校的教学管理队伍中的重要成员。为履行教学秘书角色、适应教学评估,需要有多方面的、高水平的能力修养。其中最重要的是:优良的思想品质、协同合作能力、专业业务素质、计算机操作管理技能。高职院校中的教学秘书的特点不同于其他,理解教学秘书的特点,更有利于展开工作,从这个意义上说,教学秘书工作与其它职业工作最主要的本质区别是:秘书工作具有机要性、辅助性、综合性。
1.1机要性
教学秘书的工作内容十分复杂,接触的人多、事多,还要起到上传下达的作用。所以对于教学秘书来说,既要对各方面工作了如指掌,又要明确哪些是要自己知道的,哪些是自己不必知道的。知道的内容,要守口如瓶,不必言及的,不多吐露一字,以避免失误,避免节外生枝。不必知道的,决不好奇、不打听,自觉减少失密的可能。
1.2辅助性
教学秘书的工作,是以领导、上司的工作内容、工作方向为前提的,秘书做的最多的是领导、上司交办的工作,从这个意义上说,秘书的工作是被动的,从属性的。
1.3综合性
秘书工作的综合性,就是复杂的工作条理清楚,教学事务性工作有章可循,各方面工作形成有机的运作系统,在综合服务中完成辅助管理的职责。
教学秘书的职能是建立在上述特点基础之上的,在日常教学工作中得以实现。作为教学秘书必须了解教学计划的制定、内容、实施特点及其变更,并且能够拟写与教学管理相关的公文与函件;提供日常教学管理工作的组织与实施过程服务,比如课程表的安排、教师调停课、专业资料上报等等;协助开展教学管理工作的督办、检查、落实、反馈工作;协助与教学相关的对外沟通、联络、协调工作;协助主管领导协调各教研室、专业之间的工作衔接与配合;上传下达相关信息与政策;收集与教学相关的信息、资料供主管领导参考;收集、整理、管理与教学有关的原始资料;相关教学会议的准备、管理与服务。
2要认清教学秘书的角色定位
教学秘书属于助理、协理类岗位,在了解教学秘书的特点及职能后,就要充分理解工作过程中的上传下达,也就是要找到自己在工作过程中的位置。教学秘书的工作是围绕在教务处、系领导、专业、教师、学生之间展开的,所以面对不同的工作对象,教学秘书的角色是不一样的,不过总体而言,不外乎服务、协调、协助、管理、组织、参谋这几个角色。要合理的使自己融入这几个角色中必须注意以下几个方面的工作:
加强主动服务意识。教学秘书不能停留在过去那种被动服务上,因此,教学秘书要在办好事的基础上,做好参谋;要在传递好信息的基础上,分析、处理好信息;要在经验管理的基础上,加强科学化管理,不断创新,实现主动服务,这也是管理素质的一种具体体现;加强平时工作的积累和原始资料的保存。教学原始资料是教学运行状况最真实的反映,也是教学评估检查中的重点,教学秘书应注重平时工作积累,保证教学资料的原始性,并按一定的原则进行整理和归档;加强教务工作的合理统筹安排。教学秘书工作中部分是事务性、常规性工作如下达教学任务、教师工作量计算等,教学秘书可以根据工作规律和经验,事先安排好这部分工作,合理制定工作计划,以便有时间根据教学评估指标体系加强教学管理建设工作;加强教学档案的管理。
教学秘书在教学事务的具体实施中,在教学管理建设过程中,都会碰到许多新情况、新问题,这就需要教学秘书勤于学习,善于调研,钻研高等教育管理理论,学习和应用新的管理理念,学习他人的先进管理经验,及时提出新的对策以适应形势的`变化,加强自身研究能力的提高。
3如何真正做好教学秘书工作
3.1要有服务教学意识。教学秘书工作是一项平凡、繁锁的工作。教学秘书必须脑勤、手勤。教学秘书要体现服务意识,主动服务,优质服务,强化教学服务意识,充实教学管理力量。教学秘书要做到对师生热情、主动。当老师、学生在教学、学习、生活等方面遇到困难需要解决时,应积极协助系主任主动向他们伸出热情之手,尽自已的最大能力为他们做好服务。由于教学秘书工作的特殊性质,临时性工作和紧急性任务比较多,这就需要我们随时保持清醒的头脑和快速的反映能力,随叫随到,时刻处于“战备”状态,同时,虚心向有经验的老师请教学习,与教务秘书们在工作中相互配合、相互协调,只有这样,教学秘书的工作才会得心应手。在了解教学秘书的岗位职责和有关教学管理的规章制度的同时，要虚心请教。每学期的排课和期末考试安排等，都事先征求老师们的意见，和教学主任一起反复几次试排，尽量做到既符合教学规律又能让任课老师基本满意。平时主动向老师们请教，了解各年级的教学计划，课程设置情况。根据教学主任的安排，征求学生对开设专业选修课的意见和建议，及时把教师及学生对教学工作的意见和建议反馈给系里及有关部门。对一些教学管理方面的政策、制度有不了解的、有疑问的就虚心向教务主管部门请教，及时解决出现的问题，协调好与各相关部门的关系。对老师和学生要和蔼，对他们提出的每个问题一一给予认真解答。如果自己对某些规定或制度不清楚，也不一推了之，而是把问题记下来，找到答案后，给老师或学生一个满意的答复。
3.2要有责任感和使命感。教学秘书要热爱高等教育事业,有较强的责任感和使命感,关心学校未来的发展,爱岗敬业,这种使命感与责任感具有强大的心理推动力,可以产生巨大的能量,不断促使教学秘书竭尽所能的投身到教学管理工作中,发挥重要作用,表现出较好的整体素质和较高的管理水平。每学期排好课后都要反复检查，仔细核对，不能出现任何问题。学生的成绩登录更要及时准确，每个班每一门课的成绩录入计算机后，都要认真检查，以免出现错登、漏登，给学生造成不必要的麻烦。学生的成绩单及试卷的归类存档都按要求尽量一次完成，不留下问题，给今后的工作带来麻烦。平时注意保存好每一份原始材料。例如，学生成绩单、原始试卷、补考成绩;系里有关教学方面的改革意见、申请报告;参加各种会议的通知及审批原件等等，这些材料除应交给主管部门以外，一定要给自己系里留下备份，以备今后核查。
3.3要有较强的上进心。教学秘书在学历、职称和专业知识等资质条件上虽然不像教师那样要求高,但也需要有一定的管理素质和相关专业知识,另外,教学秘书整天忙于各种事务性工作,忙于应付教务处下达的各项任务,很少有时间来潜心学习教学管理知识，教学秘书在深入到教学第一线中,要努力抓住一切学习和培训的机会,加强专业理论的学习，提高业务理论水平，包括文书处理、公文的撰写、事务管理、办公自动化等方面。特别是在评估期间，各类材料的整理、收集、汇总都应按统一的标准和格式，利用微机进行规范化、科学化化管理，这就需要加强计算机操作的学习。由于教学秘书工作的复杂性、多样性和繁锁性，工作中更应做到“眼勤、嘴勤、手勤、腿勤”，遇事多请教，同时保持良好的生理、心理素质，只有这样才能做好系主任的助手、才能胜任这项工作。踏实认真,待人真诚,善于沟通,工作中要注重创新能力和实践能力的培养。做一个有理想、有上进心的人,努力提升教学管理能力,具备更高的综合素质,使教学秘书工作走上新的台阶。
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