信息化项目建议书

　　信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。以下小编为你整理了信息化项目建议书，希望对你有所参考帮助。

　　项目名称：  电子文件电子档案管理系统

　　申报单位：   （公章）

　　联 系 人：  ***

　　联系电话： ******

　　填报日期：  ********

　　项目需求说明

　　建设电子文件电子档案管理系统，以规范各级各部门电子文件归档、管理和利用，科学保管全市的电子档案，促进国家信息资源建设，实现全市档案信息资源共享，为党政决策、机关办公和社会公众提供便捷的档案信息查询。

　　项目可行性分析

　　1、必要性：完整齐全地保存各种对国家和社会有保存价值的文件材料，维护历史的真实面貌，最大限度地发挥档案信息的价值，是《中华人民共和国档案法》赋予各级政府、各单位、各部门的责任，政府有必要采取包括技术手段在内的一切措施来保存历史、延续人类社会的记忆。我市 OA系统投入运行后，在系统中生成和流转的大量电子文件需要寻找一个“着陆地”、“集聚地”和“归属地”，使之在保证各级政府正常运转中发挥承上启下的作用。如果不能及时进行规范化、标准化地收集、归档、保管，将容易产生电子文件特别是其背景信息和元数据的遗失、毁损，无法保证电子文件的真实、完整、有效和长期可用，在某种程度上会造成 “失忆政府”。因此，必须尽快建设电子文件电子档案管理系统，以规范各级各部门电子文件归档、管理和利用，科学保管全市的电子档案，促进国家信息资源建设，实现全市档案信息资源共享，为党政决策、机关办公和社会公众提供便捷的档案信息查询。

　　2、可行性：

　　（1）国家和我省制定发布了一系列关于电子文件归档、管理的标准和规范，为电子文件标准化管理提供了依据和保障。

　　2002年，国家档案局已就电子文件管理制订了“一个规章，两个标准” 即《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局6号令）和《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理技术》（GB/T 17678）。2008年，国家档案局又发布了两个针对电子文件管理的行业标准《电子文件管理细则》，其中包括三个标准，即《文书电子文件元数据方案》、《基于XML的`电子文件封装规范》、《电子文件长期保存格式需求》。

　　（2）计算机技术和网络技术的快速发展，为电子文件标准化管理系统建设提供了技术保障。

　　计算机与网络技术日新月异为电子文件中心描绘了广阔前景，海量存贮技术的不断成熟为人们集中管理电子文件提供了可能，大容量硬盘和磁盘阵列等为电子文件的生成、归档提供了基础；磁带与光盘备份技术的推陈出新，为电子文件的脱机备份与物理归档打开了方便之门；数据库技XML文档、多媒体技术广泛使用，以及应用软件对于数据兼容性的发展取向，为电子文件在不同平台上的创建、读写与传递创造了条件；网络互联及带宽的高增长为电子文件的广泛利用提供了舞台。

　　（3）项目建设依据：《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、电子文件归档与电子档案管理办法（试行》信系统总体设计

　　（一）电子文件电子档案管理系统

　　1、应用需求综述：按照科学发展观的要求，电子文件电子档案管理系统专门收集整理党委、政府各职能部门在电子政务平台上形成的各类文本文件、数据库文件、电子邮件、数字影像等电子文件，建立一个相对稳定、覆盖面广的电子文件收集和运行机制，确保各单位形成的电子文件“随时形成、随时收集、随时发布利用”，促进政务公开，满足利用需求。依据《中华人民共和国档案法》、《档案局工作通则》、《机关档案工作业务建设规范》，过去和现在的国家机构、社会组织（包括党委、政府、人大、政协等）以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动在电子政务和办公自动化环境中，直接形成经过数字化的手法文件、电报、会议文件、会议记录、内部文件、电话记录、电报、业务数据、簿册、图表、录音图象以及其它对国家和社会有保存价值的电子文件。这些信息都应是电子标准化管理系统采集、管理、提供利用的对象。就应用系统功能而言，它应包括数据采集与数字化加工系统、电子文件管理系统、电子发布利用系统、系统维护管理系统等。就数据内容而言，它应包括目录数据（文件、档案、资料）、全文数据、多媒体数据（图片、图纸、图像）。

　　2、系统设计基本要求

　　系统应能对电子文件进行全面管理，与电子文件管理的系列规范相配套并实现以下要求：

　　l        能接受OA系统形成的电子文件，根据实际情况实施文件封装。

　　l        能证明电子文件的真实性。有严格的管理制度和技术措施保证其真实性。

　　l        能证明电子文件的完整性。在未授权的情况下，电子文件没有被修改。

　　l        能修改电子文件元数据进行必要修改。只有授权的用户才有权对特定的电子文件元数据进行修改，修改不影响电子文件的凭证作用。

　　l        能保存电子文件的背景信息和历史纪录。

　　l        提供数据导出功能，可满足电子文件转储到磁盘、光盘、磁带等存储介质上。

　　l        能可靠地保存电子文件，即使出现系统故障或灾难时，通过数据备份、数据恢复保证电子文件不会丢失。

　　l        能按一定的数据输出要求把电子文件输出到其他系统中，便于其他系统接收。

　　3、应用系统功能模块构成

　　电子文件标准化管理系统具体功能可以分为以下五大部分：登录和注销、档案分类、档案业务、档案检索和系统管理，具体的模块结构如下图所示：

　　（1）档案分类：档案管理子系统，主要提供对各类档案和资料的管理。

　　档案分类管理子系统的管理对象包括：

　　各类档案，如文书档案、业务档案、科技档案、声像档案、会计档案等等

　　资料

　　档案分类管理子系统的主要操作包括：

　　文件收集（仅限部分档案分类）

　　整理归档（仅限部分档案分类）

　　预归档库

　　档案著录

　　报表打印

　　档案鉴定

　　档案销毁

　　根据管理操作对象的不同，可以将档案分成几个大类，具体说明如下：

　　1、文书档案

　　文书档案，指机关在贯彻执行党和国家有关工作的路线、方针、政策和法律，指导工作，交流经验，以及在各项管理工作中形成的行政公文和其他通用文书材料。

　　文书档案包括传统立卷和简化立卷两种方式：传统立卷包括文书案卷和卷内文件；而简化立卷相对于传统立卷，它没有案卷，只有文件记录。

　　2、业务档案

　　业务档案，是指在办理专项业务工作中所形成的具有保存价值的专用文书材料。

　　3、科技档案

　　科技档案，是指科研单位、生产单位和有关业务部门在科学研究、生产活动和基本建设等活动中直接形成的科技文书材料。

　　4、声像档案

　　声像档案，是指在业务活动中形成的以摄录为手段、以感光磁性材料为载体的档案，包括照片档案、录音带档案、录像带档案、影片档案、磁盘档案、光盘档案等。

　　5、会计档案

　　会计档案，是指财务部门在进行会计核算业务活动中所形成的材料，包括会计报表、会计簿册和会计凭证等。

　　6、人事档案

　　人事档案，是指人事部门在日常活动中所收集的各类人事材料。

　　7、实物档案

　　实物档案，是指在日常行政管理、业务活动等项工作中直接形成的反映本单位工作面貌、机构变化、表彰奖励、对外交流等方面的实物材料，如：:奖励物品档案、印章名章档案、交流物品档案、装备样品档案等。

　　除此之外，在日常工作中还会形成其他一些有保存价值的档案，也可以作为新的档案分类来进行管理。

　　（2）档案业务：档案业务子系统，主要提供以下几个子模块，实现对档案相关业务的操作和管理：

　　接收台账：用于记录处室下面各单位向处室移交档案的情况。

　　档案鉴定：鉴定档案的保存价值，包括保管期限、密级和划控鉴定。

　　档案保管：用于记录保存档案的库房及其环境、档案保存位置、档案出入库等信息。

　　档案统计：可以根据用户输入的统计条件，得到相应的统计结果，并且可以把统计结果导出到Excel文件中，以供后续处理。

　　借阅登记：用于登记和管理整个档案处室的借阅信息。

　　档案移交：根据移交条件（档案分类、归档年度、保管期限等），将满足条件的档案库记录（包含案卷、文件及其数字化文件等信息）按照固定的格式导出到本地硬盘中。导出完成后，可以将导出的数据手工移交给档案管理机构。

　　档案登记：根据《福建省档案登记办法》的规定，将相应登记事项设计成表格，便于各单位直接在OA系统内向档案部门办理档案登记手续。

　　电子目录数据报送：自动生成已归档电子文件目录信息，实现在线向档案部门报送。

　　档案编研：档案分类汇编、提供各种编研文件模板（MS Office Word格式）的下载、提供编研结果库的查询、增加、删除、修改等功能。

　　全宗卷管理：记录各全宗单位在所有档案管理过程中产生的记录信息、报表等电子文件信息的管理工作，包含组织沿革、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容介绍、全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、现代化管理等。

　　（3）档案检索：档案检索子系统，提供跨库检索和对所有档案分类（包括案卷和文件）的检索，所有的检索均可以在全文检索的基础上实现。

　　系统的检索方式是灵活多样的，一共提供了以下三种检索方式：

　　跨库检索：仅提供一个输入框，实现跨库检索。特别适用于已经知道某个关键字（词），但不知道属于哪个档案库的哪个字段的情况。

　　简单检索：针对某个库查询，系统提供简单的检索视图。一般来说能够满足我们大多数的查询，适用于一般用户。

　　高级检索：针对某个库查询，每个用户可以根据需要自己定义自己的检索视图。系统能够将这些检索习惯保存下来，以便于用户的下次检索。适用于当简单查询中没有我们所需要的查询字段的情况。

　　（4）系统管理：系统管理子系统，主要负责整个档案系统的配置和维护，进行一些系统参数和系统用户的设置与管理，只有具有系统管理员权限的用户才能进入操作。对系统某些配置的修改，会对已有数据造成一定的影响，因此，在更改系统配置和进行系统维护时要慎重。

　　系统管理子系统，具体包括以下几个子模块：

　　日志管理

　　视图管理

　　属性定制

　　界面定制

　　系统配置

　　公文配置

　　存储管理

　　检索服务

　　用户管理

　　（二）硬件模块组成与功能设计

　　本期硬件系统及网络总体架构示意图（如下）

　　光纤交换机：用于归档电子文件的传送与接收

　　物理带库：用于存储和备份归档电子文件（2台）

　　磁盘阵列：用于存储OA系统中生成和运转的电子文件

　　高端服务器：用于电子文件的监控、采集、处理、检索、发布（内网外网各2台）

　　备份系统：用于电子文件信息的自动备份。

　　四、项目经费预算：（初步估计约156万元）

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